この記事では、Googleドライブの中で作成が可能な、
この4つが共通して使える『共有設定』の方法についてご紹介します。一つのアカウントで自分だけで使う分には共有設定をしなくてもいいのですが、外部の人にファイルを見てもらうには共有設定が必要です。
ちなみに共有設定をしないと、ファイルを受け取った側は下記のような画面になり閲覧できない状態になっています。
ログインしてない場合はログインを促されて、ログインすると「権限が必要です」と言われてしまいます。
Googleサービスの「あるある」になりつつある、『共有忘れ』ですがこうならないように最初に設定をしておきましょう。
また、ブラウザ上でのWEBサービスになるので、共有されるのは実態のあるファイルでは無く、URLが発行されて、アクセスするとブラウザでGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートが開くイメージです。
例外として、WindowsやMacのPC用アプリをダウンロードすると、パソコンのフォルダと同じように使えます。
room9様の記事がとてもわかりやすいのでリンクを貼っておきます。
5分で完了！MacでGoogleドライブをローカルフォルダのように使うための設定方法
この記事の目次
共有されたファイルは『人のアイコン』がつくので、一つの目印にすると良いです。もし共有したと思っていたファイルなのに何もアイコンがついていない場合には共有設定がされていない可能性があります。
GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートも同様に『人のアイコン』がつきます。
共有設定と同時に、ファイルの閲覧権限を設定します。上から順にファイルを自由に扱う事ができる権限です。Googleの公式だとわかりづらい部分あるので、簡単に説明すると下記の通り
編集者
基本的にファイルの編集は全て可能
特定ユーザーの追加などはオーナーの設定次第
閲覧（コメント可）
編集は不可、コメントの閲覧や元文章に「提案」のみ可能
閲覧のみ
最終盤のファイルを見るだけ
文章についたコメントや「提案」も見れない。
※オーナーとは、ファイルを作成したアカウントの事。ファイルを作成した人はオーナーになりユーザーの追加を含む全ての権限を持っています。
この設定をしておかないと、閲覧だけしてもらいたいファイルだったのに、編集されてしまって、内容が破茶目茶になってしまった……ということになりかねません。
閲覧（コメント可）この設定はあまり使った事がない、というより使う場面が思いつかずここでは解説ができません。またライティングで役に立ちそうだなと思う使い方があったら記事にしますね！
例えば、「Work_Writing」というフォルダに自分とAさんの2人のみの編集を許可する納品用のフォルダを作成したとします。
そうすると以後、「Work_Writing」内に作成するフォルダやGoogleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドの全ての共有設定が、自分とAさんになります。
共有フォルダを作成しておくと、1つ1つのファイルで共有設定をしなくて良いので、クライアントさんから「このファイル見れません！共有設定してください！」という連絡がなくなります。
共有はファイルを一覧しているページからでも、ファイルを開いた状態でもできます。どちらでも好きな方から行ってください。
ファイル一覧から右クリック
Googleドキュメントを開いた状態から（画面右上の青いボタン）
どのように設定するかを決めるポップアップ画面が開きます。
初期設定では、誰とも共有をしていないので、ここでユーザー（メールアドレス）を指定するか、右上の共有可能なリンクを取得を押して設定していきます。
クライアントと仕事用のファイルをやり取りする場合、この設定がおすすめです。
メールアドレス入力欄の右側にあるペンマークをクリックすると、権限を変更できます。以後も共有設定の画面でペンマークが出てきたら編集権限の変更ボタンだと思ってください。
相手のメールアドレス入力して、権限を編集or閲覧にします。何のファイルを共有したのかわかりやすいように「案件を管理するスプレッドシートをお送りします。」など。
文章納品の時には、クライアントにも編集権限を与えて、校閲・校正をオンライン上で可能になります。しかも機能は簡易版Word並。
編集してほしくないファイルは閲覧権限にして公開すると良いです。
複数人の人と共有する場合は、リンクを知っている人全員に公開するという設定にしましょう。弊社のライティングマニュアルなどのGoogleドキュメントはこの設定になっています。
「リンクを知っている人全員に公開」ファイルを編集する権限はなしのため、権限設定は「閲覧」にしています。これでファイルは見れるけど、編集はできない状態になります。
見てほしいけど編集してほしくないファイルに使用します。
さらに「詳細」をクリックすると、もう少しだけ共有メニューが開いて設定ができるようになります。
あまり使わないですがWEB上に一般公開（たぶんですが、検索で表示される）という選択肢が増えていますね。その他は一つ前の画面でも同じです。
上記の2つを複合的に使うことで可能です。具体的にはリンクを知っている全員が閲覧できる状態にしておいて、特定のメールアドレスの人に編集権限を与えます。
これでOKです、編集したい人が複数人いれば複数アドレスを指定してください。また、Googleカウントが対象になるのでヤフーメールやプロバイダメールの場合には相手側でも開けない可能性もあります。
Googleドライブで使えるツールはとても便利なので、好き嫌いをしないで積極的に使っていきましょう。
共有設定も一度行ってしまえば、そんなに再設定することも無いと思います。
共有ができたらGoogleドキュメントを文章作成しやすいようカスタマイズする方法も確認しておきましょう。ってしまえば、そんなに再設定することも無いと思います。
